Die meisten Büro-Angestellten kennen und fürchten das Procedere: Über Outlook landet eine Einladung zu einem Meeting im Mail-Programm. Eine dedizierte Agenda wird meist nicht aufgeführt und auch kein Grund, warum die eigene Anwesenheit unabdingbar erforderlich ist. Holger Reisinger, Senior VP Marketing, Products, Alliances and Global Accounts beim Headset-Spezialisten Jabra, sieht das offenbar ähnlich. Jetzt wendet er sich in einem offenen Brief an Microsoft-CEO Satya Nadella: «Ich weiss, dass Sie viel beschäftigt sind. Aber Firmen weltweit und die Mitarbeiter benötigen verzweifelt Ihre Hilfe.» Der Hauptgrund für den Produktivitätsverlust in Unternehmen seien unnötige Meetings. Allein US-Firmen würde so jährlich rund 37 Milliarden Dollar verlieren. Diese «Meeting-Kultur» sei in vielen Konzernen an der Tagesordnung: Angestellte könnten einfach und jederzeit ein Meeting einberufen, wenn sie mit einem Problem konfrontiert werden. «Und jetzt kommen Sie ins Spiel: Ihr Produkt, Outlook, spielt eine Schlüsselrolle in diesem Meeting-Wahnsinn», betont der Jabra-Manager.
Outlook würde es zu einfach machen, ein Meeting einzuberufen: Einfach eine Zeit auswählen, die Teilnehmer einladen und abschicken. Keine Überlegung fände statt, ob das Meeting wirklich notwendig sei und ob die Eingeladenen auch die richtigen Ansprechpartner seien. Das Programm würde außerdem dazu verführen, grundsätzlich eine Stunde festzulegen, auch wenn ein Zehn-Minuten-Chat ausreichen würde. Einige wenige Outlook-Upgrades könnten das Problem jedoch entschärfen. So schlägt Reisinger vor, eine Unterscheidung in verschiedene Meeting-Typen zu implementieren. Das könne vom 10 Minuten-Talk über ein 30-minütiges «One-to-One» und ein konventionelles Meeting bis zum 1,5 Stunden langen Workshop gehen. Außerdem müssten die Eingeladenen standardmäßig mehr Informationen erhalten, warum ausgerechnet sie dabei sein müssen. Visuell sollten die verschiedenen Meeting-Typen schließlich durch unterschiedliche Farbgebung gekennzeichnet werden. «Ich hoffe, dass Sie diese Verbesserungen genauso begeistern wie mich. Wir können gerne weitere Details besprechen. Ich werde die Konferenz planen», so Reisinger zum Abschluss.
Holger Reisinger beschäftigt sich bereits seit längerem mit globalen Arbeitstrends für moderne Unternehmen. Kürzlich wurde er von Unify zum weltweiten «New Way to Work-Botschafter» ernannt. Der Award geht an Führungspersönlichkeiten, die neue Kommunikations- und Collaboration-Strategien entwickeln und neue Technologien erfolgreich in die sich verändernde Unternehmenslandschaft einbringen.
