Warnung vor blauen Briefen von Microsoft

Die Aufforderungen zu einem Lizent-Audit von einem Software-Hersteller löst bei den betroffenen Firmen in vielen Fällen Hektik aus. Und die ist auch gerechtfertigt: Wie das Marktforschungsunternehmen King Research feststellte, sind 73 Prozent der IT-Manager nicht auf ein Software-Audit und die entsprechende Überprüfung der Lizenzen vorbereitet. Laut Gartner Group kamen im vergangenen Jahr nur fünf Prozent aller Firmen fehlerfrei durch ein Audit. „Kosten für Nachlizenzierung oder Strafen bei Falschlizenzierung können je nach Anzahl der PCs schnell in den fünf- bis sechsstelligen Bereich gehen“, betont Peter Reiner, Geschäftsführer der Münchener U-S-C, einem Spezialisten für den Verkauf von gebrauchter Software. U-S-C-Chef Reiner warnt aktuell vor „blauer Post“ von Microsoft mit der Aufforderung zur Lizenz-Plausibilierung. „Viele mittelständische Betriebe erhalten derzeit von Microsoft die Aufforderung zum Lizenz-Audit“, so Reiner weiter, „meist via Mail mit einer blauen Excel-Tabelle, Deployment Summary genannt, im Anhang.“ Im Anschreiben folgt die Aufforderung, dieses kompliziert angelegte „Deployment Sheet“ vollständig ausgefüllt zurück zu schicken. Dabei sind mittelständische Firmen besonders gefährdet, weil sie in vielen Fällen nur mit Excel-Listen arbeiten.

Im Audit-Anschreiben wird häufig auch gleich ein bestimmter Microsoft Gold-Partner empfohlen, der die betroffene Firma durch das Audit begleiten soll. Dies solle man keinesfalls annehmen, warnt U-S-C-Geschäftsführer Reiner. „Das ist in etwa so, als würde man sich für einen Steuerberater entscheiden, der zusätzlich vom Finanzamt unterstützt wird.“ Statt dessen sollte das Unternehmen verschiedene Berater-Angebote miteinander vergleichen, bevor das Deployment Sheet ausgefüllt wird. Ein unabhängiger Lizenzberater biete viele Vorteile, beispielsweise könne er eine Terminverschiebung des Audits durchsetzen.