1. Delegieren Sie die Verantwortung: Kümmern Sie sich frühzeitig um einen Stellvertreter, der als erster Ansprechpartner bei Problemen fungiert, wenn Sie als maßgeblicher Administrator nicht verfügbar sind. Diese Person benötigt im Notfall Zugang zu allen wichtigen Informationen, Laufwerken und Passwörtern. Denken Sie dabei auch an Schlüssel oder Zugangsberechtigungen zu speziellen Räumen und Gebäudebereichen sowie die Autorisierung, eventuell benötigte Dienstleister und externen Support zu kontaktieren und zu beauftragen.
2. Hinterlassen Sie Ihr Netzwerk in bestem Zustand: Viele Schwierigkeiten entstehen durch eigentlich vorhersehbare, oft wiederkehrende Ereignisse. Sie selbst kennen Ihr Netzwerk am besten: Wenn Sie Ihre Infrastruktur vor dem Urlaub noch einmal gründlich auf Vordermann bringen, sind Sie in vielen Punkten bereits auf der sicheren Seite. Sinnvoll kann hier beispielsweise ein Wechsel des Backup-Tapes sein oder eine Überprüfung der Lizenzen wichtiger Software, damit diese nicht ausgerechnet während Ihrer Abwesenheit auslaufen. Gleichzeitig können Sie Problemen vorbeugen, indem Sie einfach verständliche Handlungsanweisungen für die wichtigsten Routine-Vorgänge vorbereiten. Ein FAQ-Dokument unterstützt Ihre Vertretung und andere Mitarbeiter dabei, sich bei auftretenden Schwierigkeiten oder Ausfällen selbst zu behelfen.
3. Die richtigen Vorbereitungen für den Fall der Fälle treffen: Je mehr mögliche Fehler- und Problemquellen im Vorfeld ausgeschlossen werden, desto entspannter kann der Urlaub verlaufen. Kümmern Sie sich deshalb rechtzeitig um Backup-Pläne für Server, Datenbanken und Passwörter – und vergessen Sie nicht, Ihrer Vertretung diese mitzuteilen und zugänglich zu machen. Denken Sie bei Rechenzentren auch an eine Notstromversorgung, um Problemen bei Stromausfällen vorzubeugen. Besonders vorausschauende Administratoren informieren sich vor dem Urlaub bei den Herstellern der wichtigsten Soft- und Hardware-Produkte darüber, ob im Zeitraum Ihrer Abwesenheit größere Updates oder besondere Maßnahmen geplant sind.
4. Rechtzeitig Remote-Zugang einrichten: Der Urlaub am Strand könnte so entspannend sein – wenn da nicht gerade der Chef auf dem Handy anrufen und aufgeregt berichten würde, dass soeben der E-Mail-Server abgestürzt sei. Um in solchen Situationen schnell reagieren und zeitnah auf die Sonnenliege zurückkehren zu können, empfiehlt sich die Einrichtung eines Fernzugangs auf den eigenen, laufenden Computer in der Firma. Mit einer Software wie TeamViewer kann dann bei Bedarf per Smartphone oder Tablet jederzeit und von überall aus der Zugriff auf die IT erfolgen. Das erspart im Ernstfall viel Zeit und langwierige Erklärungen per Telefon.
5. Die Abwesenheit im Unternehmen deutlich kommunizieren: Um Missverständnisse und späteren Unmut zu vermeiden, sollten Sie vor Urlaubsantritt noch einmal sicherstellen, dass allen möglicherweise betroffenen Kollegen im Unternehmen der Zeitraum Ihrer Abwesenheit wirklich bekannt ist. Machen Sie auch gegenüber Ihren Vorgesetzten noch einmal deutlich, dass der Support während Ihres Urlaubs trotz Vertretung und aller prophylaktischer Maßnahmen nicht so zeitnah wie gewohnt erfolgen kann.
