Arbeitnehmer können Steuern sparen, wenn sie privat angeschaffte Computer, Handys, Software und andere IT-Geräte auch beruflich nutzen. Das gleiche gilt für Telefon- und Internetgebühren. Die Ausgaben müssen dazu in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Am 31. Mai 2013 läuft die Frist für die Abgabe der Einkommensteuererklärung für das Jahr 2012 ab. Wenn die Erklärung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein angefertigt wird, verlängert sich die Abgabefrist um sieben Monate bis zum 31. Dezember 2013, so der Bitkom. Unter diesen Voraussetzungen können Arbeitnehmer Telefon-, Internet- und PC-Kosten von der Steuer absetzen:
Computer, Tablet, Handy, Software etc.: Wer seinen privat angeschafften Computer „in erheblichem Umfang“ für die Arbeit nutzt, kann die Kosten von der Steuer absetzen. Für die Finanzämter ist dabei der Anteil der beruflichen Nutzung maßgeblich. Für den Nachweis ist es sinnvoll, eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers einzureichen oder drei Monate lang die Nutzung des Computers aufzuzeichnen. Ist ein Nachweis nicht möglich, gehen die Finanzämter von einer Aufteilung von 50 zu 50 (beruflich/privat) aus. Sind die Anschaffungskosten höher als 410 Euro, werden sie nicht auf einen Schlag geltend gemacht, sondern über die gewöhnliche Nutzungsdauer des Geräts auf drei Jahre verteilt. Dies gilt für PC, Notebook oder Tablet Computer sowie für Zubehör wie Drucker, Monitor oder Modem sowie Software inklusive der Mehrwertsteuer. Für Handys und Smartphones beträgt die gewöhnliche Nutzungsdauer fünf Jahre und für Faxgeräte sechs Jahre. Wenn allerdings ein Zubehörteil kaputt geht, können die Ersatzkosten sofort abgezogen werden. Jedes Jahr sind zudem die Kosten für Verbrauchsmaterialien abzugsfähig, zum Beispiel für Toner oder Papier.
Internet- und Telefongebühren: Analog zum Gerätekauf können Steuerzahler berufliche Telefon- und Internetkosten (Grundgebühr und Verbindungsentgelte) absetzen. Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens jedoch 20 Euro pro Monat pauschal als Werbungskosten an. Wer höhere Aufwendungen absetzen will, sollte mindestens drei Monate lang die berufliche Nutzung aufzeichnen. Dabei ist bei Telefongebühren ein Einzelverbindungsnachweis über ein- und ausgehende Gespräche hilfreich. Beim Internetzugang ist in der Regel kein Einzelnachweis möglich, da Pauschaltarife (Flatrates) üblich sind. Die Rechtsprechung nimmt für alle Kosten im Zusammenhang mit einem Internetanschluss eine Aufteilung von 50 zu 50 (privat/beruflich) an. In einem neueren Urteil erkennt der Bundesgerichtshof sogar Kosten für rein private Telefonate mit der Familie steuermindernd an, wenn ein Steuerpflichtiger aus beruflichen Gründen länger als eine Woche von seiner Familie getrennt ist.
Fortbildungen: Aufwendungen eines Arbeitnehmers für Computerkurse und Software-Schulungen werden in voller Höhe als Werbungskosten anerkannt. Voraussetzung ist, dass ein PC-Kurs mit der beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang steht und die erworbenen Kenntnisse im Beruf eingesetzt werden. Das muss der Kursteilnehmer nachweisen. In jedem Fall sollte er eine Teilnahmebescheinigung bei den Finanzämtern einreichen. Besser ist eine Erklärung des Arbeitgebers, die den beruflichen Anlass der Schulung deutlich macht. Neben den Kursgebühren können die Fahrtkosten (0,30 Euro pro Kilometer bei Fahrten mit dem eigenen Auto oder Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel), Übernachtungskosten und Mehraufwendungen für Verpflegung geltend gemacht werden. Auch Reisekosten zu einer Messe können bei der Besteuerung geltend gemacht werden, soweit sie beruflich veranlasst sind.
Business Netzwerke: Wer Ausgaben für kostenpflichtige Mitgliedschaften bei beruflichen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn hat, kann diese unter Umständen ebenfalls als Werbungskosten geltend machen. Allerdings muss das Profil dem beruflichen Fortkommen dienen und sollte dementsprechend auf die geschäftlichen beziehungsweise beruflichen Interessen reduziert sein. Dies ist dem Finanzamt gegebenenfalls nachzuweisen.
Private Nutzung der IT des Arbeitgebers: Übrigens gibt es keine steuerlichen Probleme, wenn ein Arbeitnehmer unentgeltlich Computer, Festnetztelefon, Handy oder Internetzugang seines Arbeitgebers zu privaten Zwecken nutzt. Denn die Vorteile, die ein Arbeitnehmer aus dieser Nutzung zieht, unterliegen regelmäßig weder der Einkommen- noch der Mehrwertsteuer. Im vergangenen Jahr hat der Gesetzgeber zudem klar gestellt, dass sich die Steuerfreiheit auf Software und Anwendungen für mobilen Endgeräte erstreckt, die vom Arbeitgeber für dienstliche Zwecke überlassen wurden, aber vom Arbeitnehmer auch privat genutzt werden dürfen.
